Join to apply for the Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft role at University of Vienna
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung am Institut für Politikwissenschaft, führen Aufgaben rund um Personal-, Budget und Raumverwaltung durch und unterstützen bei Bedarf den Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Ihre Aufgabenbereiche umfassen somit eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein wertschätzender und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.Die Position ist zunächst auf den Zeitraum eines Jahres befristet. Es besteht die Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen.Das machen Sie konkret:Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.Sie sind für das Bestellwesen zuständig.Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.Bei Bedarf unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutswebsite und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura) oder relevante betriebswirtschaftliche Vorerfahrung bzw. ZusatzausbildungBerufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im universitären KontextSelbstständiger und strukturierter ArbeitsstilAusgezeichnete schriftliche und mündliche AusdrucksfähigkeitSehr gute Deutsch- und EnglischkenntnisseSehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)TechnikaffinitätErfahrung mit Content Management System (z.B. Typo 3) sowie mit SAP ist von VorteilIhr besonderer Arbeitsstil:Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.Sie strukturieren gern vielschichtige Aufgabenstellungen und wissen genau, wie sie diese priorisieren.Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.
Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, wertschätzenden Administrationsteams.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2.699,2 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)DienstzeugnissenÜber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-ButtonBei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:admin.politikwissenschaft@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 16.09.2025
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