Als Assistant to General Manager unterstützt du maßgeblich bei allen administrativen Tätigkeiten der Geschäftsführung von Red Bull Österreich. In dieser Rolle fungierst du als zentrale Kommunikationsschnittstelle für das Leadership Team, sowie interne und externe Stakeholder. So trägst du dazu bei, die gesteckten Ziele und Visionen der gesamten Organisation zu erreichen.
Du verantwortest außerdem das gesamte Termin- und Reisemanagement sowie die Reisekostenabwicklung, übernimmst die Meetingkoordination und bist für die Rechnungsabwicklung anfallender Dienstleistungen verantwortlich. Des Weitern bist du für die Budgetplanung dieses Bereichs verantwortlich.
DIE ROLLE
Persönliche Stärken einsetzen
Verantwortungsbereiche und Aufgaben, in denen etwas bewegt werden kann:
1. Kommunikationsschnittstelle nach intern und extern
Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Management und den verschiedenen Fachbereichen sowie proaktive Klärung von Rückfragen
2. Allgemeines Office Management (Terminkoordination, Kalenderpflege, interne & externe Kommunikation, Reisekosten, Hotel- und Flugbuchungen)
Koordination, Planung und Nachbereitung von Meetings
Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen (Deutsch und Englisch)
3. Verantwortung für Umsetzung von Events mit mehr als 200 Personen, inklusive Auswahl von Locations, Catering und Dienstleistern
Eigenständige Steuerung, Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs und der Kommunikation während Veranstaltungen
4. Ganzheitliche Budgetplanung
Kostentracking sowie Rechnungsüberprüfung und -verarbeitung
5. Idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich (auf Geschäftsführerebene von Vorteil)
6. Sicheres und positives Auftreten sowie Durchsetzungsvermögen
7. Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und strukturiertes Arbeiten
8. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Inhalten
9. Liebe zum Detail, ohne den Blick für das Ganze zu verlieren
10. Starke Team- und Kommunikationsfähigkeiten
11. Sehr gute MS Office Kenntnisse (speziell PowerPoint)
12. Reisebereitschaft 0-10%
Assistant to General Manager