Eigenständige Organisation zentraler Office‑Abläufe und täglicher Kernprozesse
Eine Rolle mit Entwicklungspotenzial
Michael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Unser Wiener Standort steht für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung. Zur Stärkung unserer internen Strukturen suchen wir eine motivierte Persönlichkeit, die Freude an Organisation mitbringt und unser Team im Tagesgeschäft aktiv unterstützt.
Unterstützung im Office Management
* Zuverlässige Unterstützung im täglichen Office-Betrieb und bei organisatorischen Abläufen
* Engagierte Mitarbeit bei der Koordination von internen Abläufen und kleineren Projekten
* Verwaltung von Bürobestellungen sowie Unterstützung bei Kostenkontrolle und Verbrauchsübersicht
* Postfachbetreuung sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
Administrative Tätigkeiten
* Unterstützung bei Termin- und Reisekoordination
* Vorbereitende Buchhaltung sowie Mitarbeit bei Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen
* Unterstützung im Dokumentenmanagement und bei administrativen Prozessen
Infrastruktur und Dienstleister
* Mitarbeit bei der Betreuung der Office-Infrastruktur sowie Unterstützung bei Reparaturen und Instandhaltung
* Kommunikation mit externen Dienstleistern und Unterstützung bei Angebotsvergleichen
* Unterstützung bei Zutrittsverwaltung und technischer Grundbetreuung
* On-site Unterstützung für einfache Hardwarethemen und Koordination bei Softwareanliegen
People und Prozesse
* Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive organisatorischer Vorbereitung
* Mitarbeit bei Offboarding-Prozessen
* Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen wie Finance, HR, IT und Marketing zur Verbesserung interner Abläufe
Events und Organisation
* Unterstützung bei der Planung, Betreuung und Nachbereitung interner Events
* Mitarbeit bei Budgetübersichten und administrativen Aufgaben
* Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutz
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Erste Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder einer administrativen Rolle von Vorteil
* Freude an Organisation, strukturierter Arbeitsweise und serviceorientiertem Handeln
* Professionelles Auftreten und klare Kommunikationsfähigkeit
* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
* Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
* Interesse daran, Prozesse zu verbessern und ein professionelles Arbeitsumfeld mitzugestalten
* Eine vielseitige Einstiegsposition mit Entwicklungsmöglichkeiten
* Ein wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren Strukturen
* Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
* Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroup
* Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
* Jahresbruttogehalt ab € 35.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung