Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Kaufmännische Assistenz in der Hausverwaltung (Vollzeit)
Aufgaben
Kaufmännische Assistenz in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im Hinblick auf Betreuung und Verwaltung des Gebäudes
Terminkoordination der Wartungsverträge
Rechnungskontrolle, Betriebskostenabrechnung
Bestellung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials (Lebens-, Putzmittel, Büromaterial)
Ermittlung des Wareneinsatzes
Koordination und Nachverfolgung von Reparaturmaßnamen
Bearbeitung von Schadensfällen, Versicherungsangelegenheiten
Einholung von Kostenvoranschlägen, Angebotsvergleich
Aktives Mitwirken und Abwickeln von Projekten im Bereich Facility Management (Optimieren von Facility Services z.B. im Bereich Sicherheit, Verpflegung)
Vertretungsweise: Verwaltung der Studentenzimmer: Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen, Koordination und Abwicklung von Einzügen und Auszügen (in englischer Sprache)
Anforderungen
* Erfolgreich abgeschlossene betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Ausbildung mindestens mit Matura
* Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zum Facility Management
* Sehr gute MS-Office Kenntnisse
* Sehr gute Englischkenntnisse
* Genaue und strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent
Angebot
* Familiäres Betriebsklima
* Flache Hierarchien, offene Kommunikation
* Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse)
Gehalt
Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt EUR 3.167,25
Bei Interesse senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache und Motivationsschreiben in englischer Sprache sowie (Dienst-)Zeugnisse) bevorzugt per E-Mail an Frau Ewelina Pokrywa.
Über den Job
Anstellungsart
Vollzeit (Festanstellung)
Gehalt
3.167,25 EUR monatlich
Positionsebene
Berufserfahrung
Arbeitsmodell
On-site
Dienstort
Wien 4. Bezirk (Wieden)
Berufsfelder
Assistenz, Verwaltung
Offene Stellen
1 Stelle offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber
Diplomatische Akademie Wien
Mitarbeiter*innenanzahl
31 - 50 Mitarbeiter*innen
Standorte
Wien
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
* Montag bis Freitag
* 40 Stunden
Dienstort
* Wien 4. Bezirk (Wieden)
Erforderliche Kenntnisse
* Buchhaltung
* Immobilienverwaltung
* Mietvertragsmanagement
* MS Office
* Kostenkontrolle
Ansprechperson
Ewelina Pokrywa