Sie suchen eine vielseitige Schlüsselrolle mit echter Verantwortung? Sie schätzen ein strukturiertes Arbeitsumfeld, behalten auch bei parallelen Themen den Überblick und treten professionell sowie zugewandt auf? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen! Executive Assistant to CEO (m/w/d) Ihre Rolle - vielseitig & verantwortungsvoll * Sie koordinieren proaktiv die Termine sowie Prioritäten des Vorstandes. * Sie fungieren als zentrale Ansprechperson innerhalb der Unternehmensgruppe und stellen eine professionelle interne und externe Kommunikation sicher. * Sie bereiten Meetings eigenständig vor und nach, erstellen Agenden und Präsentationen und halten Ergebnisse strukturiert fest. * Sie organisieren Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Mietauto) und übernehmen die Abwicklung der Spesen. * Sie stellen einen reibungslosen Bürobetrieb sicher und verwalten Arbeitsmittel, Büromaterial und Bestellungen. * Sie koordinieren externe Dienstleister (z. B. Hausverwaltung, Reinigung) und fungieren als Schnittstelle nach außen. * Sie organisieren interne Abläufe und haben Freude an der Planung von Teamevents und Schulungen. * Sie übernehmen die Kontrolle und strukturierte Ablage von Rechnungen sowie Kassa- und Kreditkartenabrechnungen. * Sie prüfen und geben Reisekostenabrechnungen frei und sorgen für eine effiziente administrative Abwicklung. * Sie unterstützen bei gesellschaftsrechtlichen Themen und koordinieren Notartermine. * Sie pflegen und optimieren interne Dokumente, Vorlagen und Übersichten. Ihr Profil - strukturiert, souverän, vorausschauend * Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. * Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle mit. * Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und mit hoher Diskretion. * Sie überzeugen durch ein professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke. * Sie denken mit, handeln proaktiv und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick. * Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, jede weitere Sprache ist von Vorteil. Gute Gründe für viridiusLAB AG * Sie übernehmen eine Schlüsselrolle mit direktem Einfluss und Einblick in vielen unterschiedlichen Themen. * Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und agieren als vertrauensvolle Schnittstelle. * Sie sind Teil eines professionellen, kollegialen Teams in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen. * Sie profitieren von einem modernen Büro im Herzen der Wiener Innenstadt. Gehalt Für diese Position bieten wir ein Mindestbruttogehalt von EUR 47.600 pro Jahr (auf Basis Vollzeit/All-In), abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung, sowie die Bereitschaft zur Überzahlung. Bringen Sie Ihre Stärken bei uns ein und gestalten Sie aktiv mit. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf. Head of Human Resources Verena Tomassovits, LL.M. Jasomirgottstraße 6/5, 1010 Wien Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 47.600 EUR jährlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: viridiusLAB AG Mitarbeiter*innenanzahl: 501 - 2500 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 38,5 Stunden Dienstort * Wien Erforderliche Sprachen * Deutsch C1 * Englisch C1 Erforderliche Ausbildung * abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Benefits * Gute Anbindung Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf Ansprechperson Verena Tomassovits, LL.M. Head of Human Resources