Wir sind ein international tätiges, traditionsreiches Unternehmen des amerikanischen General Dynamics Konzerns und gehören zum Geschäftsfeld der European Land Systems (ELS). Unser Unternehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung, der Produktion sowie dem nationalen und internationalen Verkauf von Spezialfahrzeugen im wehrtechnischen Bereich. Am Standort Wien bietet GDELS-Steyr mit mehr als 270 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die vollständige Kompetenz als Rad- und Kettenfahrzeughersteller mit besonderem Schwerpunkt auf der Systemintegration. Ab sofort suchen wir zur Verstärkung unseres Teams in Wien-Simmering eine:n Teamassistenz mit Schwerpunkt Operations (w/m/d) In dieser Funktion verantworten Sie die selbstständige, organisatorische und administrative Betreuung unserer Kolleg:innen und sind Assistenz der Führungskräfte bei allen produktionsrelevanten, organisatorischen, planerischen und administrativen Aufgaben in den operativen Bereichen in Form eines Team Office-Managements. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem kollegialen, angenehmen Betriebsklima mit internationalem Arbeitsumfeld Teamassistenz mit Schwerpunkt Operations (w/m/d) Was sind Ihre typischen Aufgaben? Allgemein: * Eigenständig Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Schnittstellen * Als Gleitzeitbeauftragte:r Monitoring und Pflege der SAP-Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter:innen (Urlaube, Abwesenheiten, Nachträge und Korrekturen, Fehlersuche, Kontrolle, Ausdruck, Unterschrifteneinholung) * Planung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Events, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, * Erstellung von Dienstreiseanträgen für Operations-Mitarbeiter ohne Windows-Account sowie Planung/Organisation von Dienstreisen und Begleitung des Prozesses vom Antrag bis zur Übergabe an die Personalverrechnung * Fristen- und Dokumentenverwaltung für Rechtsangelegenheiten wie NDAs und Vertretungsregelungen * Büromaterialbestellung, Getränke- und Cateringbestellung * Bei Bedarf Unterstützung der Executive Assistant der Geschäftsführung Operations: * Administrative, organisatorische und planerische Unterstützung/Assistenz des Head of Production und Head of Services * Diverse Protokollführung sowie Organisation von Besucherrundgängen * Verwaltung abteilungsinterner, personalrelevanter Dokumentationen (Einsatzplanung, Disposition, Zulagenlisten) * Aktualisierung von behördlich prüfungsrelevanten Listen (z.B. Hebemittellisten, Anlagen, etc.) * Zusammenstellung und Aufbereitung komplexer Datenbestände nach Anleitung (z.B. Kapa-Unterlagen) * Aufbereitung und Vorbereitung von Auditunterlagen für die operativen Bereiche Was bringen Sie mit? * Sie bringen 3-5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz im produktionsnahen oder technischen Umfeld mit * Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (z.B. HAK, HAS) * perfektes Deutsch in Wort und Schrift sowie korrespondenzfähige Englischkenntnisse * Experte im Umgang mit MS-Office-Tools sowie fortgeschrittene SAP-Kenntnisse * Sie haben eine strukturierte, exakte und selbstständige Arbeitsweise * Sie bezeichnen sich als bodenständig, unkompliziert und belastbar * Wichtig für Sie sind Ethik & Werte sowie absolute Diskretion * Sie haben Freude an persönlicher Weiterentwicklung, welche an die Herausforderungen der wirtschaftlichen, technischen und gesellschaftlichen Zukunft angepasst ist Unser Angebot an Sie: * Wir bieten gleitende Arbeitszeit bei 40 Wochenstunden/5-Tage Woche, (38,5 Wochenstunden zuzgl. jährlich festgelegter kollektiver Einarbeitungsregelung für Fenstertage und den Jahreswechsel), Möglichkeit zu tageweisem Homeoffice, Jobticket, Parkmöglichkeit, Mittagstisch mit Essenszuschuss, Obst, gemeinsame Sport-Aktivitäten und Feste sowie Gesundheitsvorsorge und Betriebsarzt * Es erwarten Sie interne Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung Gehalt Für die ausgeschriebene Position beträgt das Monatsgehalt lt. Kollektivvertrag für Angestellte der Fahrzeugindustrie (Beschäftigungsgruppe E) mind. EUR 3.396,21 brutto auf Basis Vollzeit mit der Bereitschaft einer Überzahlung entsprechend Ihrer Qualifikationen und Berufserfahrung Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre schriftliche online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben oder Präsentation, CV, Dienstzeugnissen und relevanten Lehrgangs-/Abschlusszeugnissen an Frau Karin Dvorak, MSc, HR-Generalistin per smart bewerben. Fragen zur Position beantworte ich gerne telefonisch unter 01/76064-281. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 3.396,21 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: Hybrid Dienstort: Wien 11. Bezirk (Simmering) Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: GD European Land Systems -Steyr GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 101 - 500 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 40 Stunden Dienstort * Wien 11. Bezirk (Simmering) Erforderliche Kenntnisse * MS-Office * SAP Erforderliche Sprachen * Deutsch C2 * Englisch B2 Erforderliche Ausbildung * Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (z.B. HAK, HAS) Benefits * Aus- und Weiterbildung * Home Office * Verkehrsmittelzuschuss * Parkplatz * Essenszulage * Obst * Fitnessangebote * Team-Events * Gesundheitsmaßnahmen * Betriebsärzt*in Ansprechperson Karin Dvorak, MSc HR-Generalistin 0176064281