Verwaltungsassistent*in Pflegestützpunkt (m/w/d)
Deine Aufgaben
* Planung und Koordination der Verpflegung (Essenbestellungen, Abstimmung mit Lieferanten)
* Organisation und Disposition von Hol- und Bringdiensten für Tagesgäste
* Abstimmung von Fahrplänen mit internen und externen Dienstleistern
* Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs in der Seniorentagesbetreuung
2. Unterstützung der Einsatzplanung mit EUVIC MIND (mobiler Bereich)
* Unterstützung der Stützpunktleitung bei der Einsatzplanung im mobilen Dienst mittels EUVIC
* Pflege und Aktualisierung von Planungsdaten in Abstimmung mit der Stützpunktleitung
* Vorbereitung von Planungsgrundlagen (z. B. Verfügbarkeiten, Änderungen, Rückmeldungen)
3. Administrative Unterstützung des Stützpunktbetriebs
* Unterstützung der Stützpunktleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
* Terminmanagement und Koordination von Besprechungen
* Bearbeitung von Anfragen (telefonisch, persönlich, schriftlich)
* Datenpflege und Dokumentation (z. B. Klient:innenverwaltung, Leistungsnachweise)
4. Schnittstellenmanagement
* Kommunikation mit:
o Pflege- und Betreuungspersonal
o Angehörigen und Klient:innen
o Lieferanten (z. B. Essen, Transport)
o externen Partnerorganisationen
* Weiterleitung relevanter Informationen an die zuständigen Fachbereiche
5. Bestell- und Materialwesen
* Durchführung von Bestellungen (Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf, ggf. Pflegebedarf)
* Lagerverwaltung und Bestandskontrolle
* Koordination von Lieferungen
6. Qualitäts- und Prozessunterstützung
* Mitwirkung bei der Einhaltung von Qualitätsstandards (QM, Dokumentation)
* Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Rahmen der internen Prozesse
* Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Abläufen und Strukturen
7. Telefonodienst & zentrale Anlaufstelle
* Mitarbeit im Telefondienst der Haupt-Hotline der Volkshilfe Burgenland
* Entgegennahme von Kundenanfragen (Pflege, Betreuung, Tagesangebote, allgemeine Auskünfte)
* Erste strukturierte Erfassung der Anliegen
* Weiterleitung und Zuweisung der Anfragen an zuständige Stellen bzw. Stützpunkte burgenlandweit
* Sicherstellung einer serviceorientierten, niederschwelligen Erreichbarkeit
Dein Profil
Fachlich
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Erfahrung im administrativen Bereich (idealerweise im Gesundheits- oder Sozialbereich)
* Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, idealerweise Erfahrung mit Planungssystemen wie EUVIC - MIND)
Persönlich
* Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
* Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
* Belastbarkeit und Flexibilität
* Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
Warum wir?
* Mitarbeit in einem innovativen Pflegestützpunktsystem
* Sinnstiftende Tätigkeit im Sozialbereich
* Strukturierte Einarbeitung (inkl. Einschulung in EUVIC und interne Prozesse)
* Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Sicherer Arbeitsplatz im regionalen Umfeld
* Kollegiales Arbeitsumfeld in einer familienfreundlichen Organisation
Müllendorf • Teilzeit
Minimale Gehaltsangabe: € 3075,72 brutto (bei Vollzeitbeschäftigung). Zeigt das Mindestgehalt laut Gehaltsband B1/1 der Anlage 2 des § 79 des Burgenländischen Landesbedienstetengesetzes 2020 – Bgld. LBedG 2020, LGBI. Nr. 95/2019 in der geltenden Fassung.
#J-18808-Ljbffr