Du bist organisiert, packst gerne an und merkst oft schon vor allen anderen, was fehlt? Du liebst es, Dinge zusammenzuhalten, Menschen willkommen zu heißen und dafür zu sorgen, dass ein Büro nicht nur funktioniert, sondern sich richtig gut anfühlt?
Dann könnte das genau deine Rolle sein.
Für unser Büro in guter Lage in Wien suchen wir eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Lust hat, ein junges Team im Alltag wirklich zu unterstützen. In dieser Rolle bist du die zentrale Drehscheibe unseres Offices: Du hältst Strukturen zusammen, organisierst, koordinierst, machst möglich und sorgst dafür, dass intern wie extern alles rund läuft.
Das ist keine Rolle für Menschen, die nur Aufgaben abhaken wollen. Wir suchen jemanden, der gerne Verantwortung übernimmt, Lösungen findet, Dinge sauber umsetzt und Freude daran hat, ein Umfeld mitzugestalten.
Office & Operations Manager:in (m/w/d)
Wien | Vollzeit / Teilzeit ab 30h
Deine Aufgaben
* Du organisierst und koordinierst den gesamten Office-Alltag
* Du planst Termine, Meetings und Abläufe und unterstützt bei administrativen Aufgaben
* Du empfängst Gäste professionell und herzlich und sorgst dafür, dass man sich bei uns sofort wohlfühlt
* Du kümmerst dich um Bestellungen, Verpflegung, Catering, Teamlunches und die allgemeine Büroorganisation
* Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Lieferungen, Handwerker oder andere Servicepartner
* Du behältst den Überblick über alles, was unser Office schön, ordentlich und funktional hält
* Du unterstützt bei interner Organisation, kleineren People-/HR-Themen und Onboardings
* Du bringst dich bei Bedarf auch bei Social-Media- oder Content-Themen ein
* Du übernimmst auch spontane oder unkonventionelle Aufgaben, wenn sie gerade anfallen – einfach, weil du Dinge gerne möglich machst
Was du mitbringst
* Du bist sehr organisiert, verlässlich und hast ein gutes Gespür für Prioritäten
* Du arbeitest hands‑on und denkst mit, statt auf genaue Anweisungen zu warten
* Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig umzusetzen
* Du bist serviceorientiert, freundlich und trittst souverän und professionell auf
* Du sprichst sehr gut Deutsch und gut bis sehr gut Englisch
* Du hast idealerweise erste Erfahrung in Office Management, Assistenz, Hotellerie, Event, Agentur, Startup oder einem ähnlichen Umfeld
* Du bist social‑media‑affin und hast ein gutes Gefühl für Kommunikation, Ästhetik und Auftreten
* Du bist dir nicht zu schade für Details, verlierst aber nie das große Ganze aus dem Blick
* Du hast Lust, in einem ambitionierten Umfeld mitanzupacken und etwas mit aufzubauen
Was dich bei uns erwartet
* Eine vielseitige Rolle mit viel Eigenverantwortung
* Ein schönes Office in guter Lage in Wien
* Ein junges, motiviertes Team mit kurzen Wegen und direkter Zusammenarbeit
* Die Möglichkeit, wirklich mitzugestalten statt nur auszuführen
* Abwechslung, Vertrauen und Raum für Eigeninitiative
* Ein Umfeld, in dem Hands‑on‑Mentalität, Mitdenken und Verlässlichkeit geschätzt werden
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 2.685,31 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausgezahlt.
Erforderliche Kenntnisse
* Büroorganisation
* Assistenz
* Backoffice
* MS Office
Nice‑To‑Have Kenntnisse
* Events
Erforderliche Sprachen
* Deutsch B2
* Englisch B2
Benefits
* Gute Anbindung
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