Über das Unternehmen: Winter Artservice ist ein dynamisches Unternehmen im Kulturbereich, das sich auf Theater, Museen, TV-Studios, 3D-Formen und Besucherzentren spezialisiert hat. Wir sind bekannt für unsere innovativen Projekte im Kunst- und Kulturbereich und suchen eine/n Mitarbeiter/in für Administration & Öffentlichkeitsarbeit, die/der mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke unsere Projekte auf das nächste Level hebt.
Teamassistenz & Office Management (m/w/d)
Wien | Vollzeit 40 h
Aufgaben:
* Erste Anlaufstelle für Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen im Front Office sowie am Telefon
* Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Office
* Vorbereitung der Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Mahnwesen sowie Spesen- und Ablageverwaltung
* Unterstützung bei Stunden- und Diätenabrechnungen sowie Abstimmung mit dem externen Lohnbüro
* Unterstützung im Projektmanagement beim Angebotsversand und einfachen Kalkulationen
* Mitwirkung bei Kommunikations- und Öffentlichkeitsmaßnahmen
* Betreuung von Social-Media-Kanälen und Website-Inhalten
* Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Texten und Informationsmaterialien
* Schnittstelle zu internen Teams, externen Partner:innen und Kund:innen
Anforderungen:
* Abgeschlossene kaufmännische oder wirtschaftliche Ausbildung (z. B. HAK, HAS, HLW oder vergleichbar)
* Erste einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Administrationsbereich von Vorteil
* Auch motivierte Berufseinsteiger:innen sind ausdrücklich willkommen
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
* Hohe IT-Affinität sowie Offenheit für neue Tools und Prozesse
* Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Englischkenntnisse (B2)
* Strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise
* Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationstalent
* Interesse an Kunst-, Kultur- und Kreativprojekten von Vorteil
* Die Position erfordert eine durchgehende Präsenz vor Ort in unserem Office in 1230 Wien
Wir bieten:
* Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld
* Modern ausgestattete Büroräumlichkeiten
* Ein engagiertes und motiviertes Team
* Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
* Jobticket
* Geregelte Arbeitszeiten:
Montag bis Donnerstag: 07:30-16:30 Uhr
Freitag: 07:30-14:00 Uhr
Gehalt
Das Mindestentgelt für diese Position beträgt laut Kollektivvertrag Gewerbe, Handwerk und Dienstleistung, Angestellte Verwendungsgruppe 3, EUR 35.392,56 brutto pro Jahr auf Vollzeitbasis. Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.
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