Ihr persönlicher Wirkungsraum:Als Organisationsassistent*in wirken Sie in der beiden Doktoratsschulen der VDS CoBeNe (Cognition, Behaviour, Neuroscience) und VDSEE (Ecology and Evolution) mit. Sie sind Ansprechpartner*in für Interessent*innen, Mitglieder, beteiligte DLEs der Universität Wien und externe Kooperationspartner*innen. Es gilt einen Überblick über die Programme der Dokotratsschulen, die Betreuer*innen und Doktorand*innen in unterschiedlichen Departments und Fakultäten der UniVie, sowie deren Forschungslabore zu haben.Das machen Sie konkret:Mitwirkung bei der Abwicklung der Ausschreibungs- und Aufnahmeverfahren für PhD-Kandidat*innenSicherstellung des Informationsaustauschs zwischen dem Steering Committee, der nicht-wissenschaftlichen Leitung der VDS CoBeNe bzw. VDSEE, Principal Investigators und PhD-Kandidat*InnenMitwirkung bei der Organisation und Durchführung von öffentlichen Vorträgen, Workshops, Symposien, Retreats und weiteren VeranstaltungenDokumentation der Aktivitäten der Doctoral Schools sowie laufende Pflege der entsprechenden DatenUnterstützung beim Monitoring der PhD-Kandidat*innenBetreuung und Wartung des Internetauftritts der Doktoratsschulen sowie Mitwirkung bei Newsletter- und Social-Media-Aktivitäten Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)Sehr gute Englischkenntnisse (ab B 2 Level), grundlegende Deutschkenntnisse sind von VorteilErfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media Erfahrung mit SAP ist von VorteilIhr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch teilweise remote arbeiten. Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Ursula Gerberursula.gerber@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 04.04.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben