Ihr persönlicher Wirkungsraum:In dieser Position sind Sie die zentrale Schnittstelle im Institut und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs. Sie arbeiten überwiegend eigenständig und sind häufig die erste Kontaktperson vor Ort. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit Option auf Übernahme in ein unbefristetes DienstverhältnisDas machen Sie konkret:Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-MailSie organisieren und koordinieren eigenständig den Büroalltag und behalten auch in ruhigen Einzelarbeitsphasen den ÜberblickSie übernehmen klassische Sekretariatsagenden wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und BestellungenSie unterstützen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen)Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von GästenSie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Studienservice, Finanzwesen)Redaktion der InstitutswebsiteBetreuung der Instituts-IT (Hardware, Software, Verwaltung der IP-Adressen)Onboarding und technische Einrichtung von Arbeitsplätzen Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Ausbildung: abgeschlossene kaufmännische oder gleichzuhaltende Ausbildung (Lehrabschluss, Fachschule, BHS …o.ä.)Erfahrung im Sekretariats- oder Office-Management von VorteilSelbstständige, strukturierte und verlässliche ArbeitsweiseFreude daran, eigenverantwortlich zu arbeiten und gleichzeitig serviceorientiert zu agierenAusgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches AuftretenSehr gute Deutsch- und EnglischkenntnisseGute MS Office KenntnisseTechnisches Verständnis und gute IT-Kenntnisse (Windows, Mac OS X)Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Weitere Unterlagen, wo notwendig Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Klaus Davidowiczklaus.davidowicz@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 11.06.2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben