Inserat online seit: 10 Juni
Aufgaben der Stelle
Wien
ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)
Über die Position
Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir einen Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität. Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
- Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice
- Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)
- Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung
- Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden
- Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen
- Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen
- Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen
- Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)
- Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools
- Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist
Was uns wichtig ist
- Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten
- Ausgeprägtes Zahlenverständnis (das ist ein zentrales Kriterium)
- Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Hands-on-Mentalität – keine Scheu vor operativen Aufgaben
- Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
- Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil, aber kein Muss
Ihr Profil
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung
- Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
- Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
- Junges und motiviertes Arbeitsklima
- Zentrales Büro in Wien
- Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
- Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat
Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich
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