Effiziente Steuerung komplexer Office‑Abläufe mit hoher Serviceorientierung
Michael Page zählt weltweit zu den führenden Beratungen für qualifizierte Fach- und Führungskräfte. Für unseren Kunden, ein Unternehmen, das für Professionalität, Verlässlichkeit und exzellente Dienstleistung steht, suchen wir zur Stärkung der internen Strukturen eine Persönlichkeit, die Organisation auf höchstem Niveau lebt und ein erstklassiges Arbeitsumfeld ermöglicht.
Souveräne Steuerung des gesamten Office Managements
* Entwicklung, Pflege und kontinuierliche Optimierung aller Büroprozesse (Ablage, Abrechnung, Workflow-Standards)
* Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen Büro- und Infrastrukturablaufs
* Verwaltung aller Bürobestellungen, Kostenkontrolle sowie Optimierung des Betriebsmittelverbrauchs
* Postfachbetreuung und professionelle Repräsentation als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
Umfassende administrative Verantwortung
* Präzise Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und internen Veranstaltungen
* Vorbereitende Buchhaltung, Kreditkarten- sowie Reisekostenabrechnung
* Betreuung der deutschlandweiten Telefonzentrale
* Dokumentenmanagement, Vertragsunterlagen, Rechnungsfreigaben und Bestellprozesse
Infrastruktur und Dienstleistermanagement
* Überwachung der gesamten Office-Infrastruktur inklusive Instandhaltung, Reparaturen, Mängelmanagement und Nachkontrollen
* Kommunikation, Steuerung und Angebotsverhandlung mit externen Dienstleistern
* Verantwortung für Zutrittsverwaltung und technische Ausstattung
* On-site IT-Schnittstelle für Hardware sowie Begleitung von Software-Problemlösungen
People und Operations
* Onboarding neuer Mitarbeiter:innen inklusive Brandschutzunterweisung
* Offboarding-Prozesse inklusive Übergaben und Dokumentation
* Organisation und Weiterentwicklung interner Abläufe in enger Zusammenarbeit mit internationalen Fachbereichen (Finance, HR, IT, Marketing)
Sicherheit, Events und Fuhrpark
* Verantwortung für Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutz
* Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen Events inklusive Budgetverwaltung
* Fuhrparkmanagement und Koordination aller dazugehörigen Prozesse
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung im Office Management oder einer Assistenzfunktion
* Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
* Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und ein natürlicher Sinn für Servicequalität
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
* Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
* Freude daran, ein Umfeld zu gestalten, in dem Effizienz und Professionalität spürbar werden
* Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem internationalen, professionellen Umfeld
* Ein wertschätzendes, kollegiales Team mit klaren Strukturen
* Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
* Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der PageGroup
* Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
* Jahresbruttogehalt ab € 45.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung