Wertschätzendes Umfeld im Herzen Wiens mit echtem Gestaltungsspielraum
Modernes, dynamisches Setting mit Raum für Entwicklung und Initiative
About Our Client
Als Workplace Assistant bist du das Herzstück unseres Standortes. Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Partner vom ersten Moment an willkommen fühlen und unterstützt mit viel Engagement, Zuverlässigkeit und einem offenen Ohr den gesamten Büroalltag. Du hältst alles am Laufen - strukturiert, serviceorientiert und mit Freude daran, anderen den Arbeitstag schöner und einfacher zu machen.
Job Description
Freundlicher Empfang und professionelle Gästebetreuung
Sicherstellen eines angenehmen Office-Alltags mit funktionierenden Arbeitsplätzen
Organisation von Reparaturen, Instandhaltung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Verwaltung von Pflanzen, Lockern, Zutrittsgeräten, Postfächern und täglicher Postbearbeitung
Koordination von Bestellungen, Bürobedarf und Betriebsmitteln
Pflege des Buchungs- und Raummanagement-Tools
Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung, Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen sowie PO-Erstellung
Unterstützung der IT vor Ort (1st Level Support, Gerätecheck, Imaging, Arbeitsplatzauf- und -abbau)
Pflege wichtiger Listen wie IT-Inventar, Anwesenheiten und Besucher
Begleitung von Onboarding und Offboarding
Unterstützung bei HR-Themen und Sicherheitsaufgaben
Organisation von Reisen, Trainings sowie internen und externen Veranstaltungen
Planung und Betreuung von Standort-Events wie Sommerfest oder Weihnachtsfeier
Unterstützung bei Office-Projekten wie Umzügen und Prozessoptimierungen
Erstellung von Präsentationen und Unterstützung des Office Heads im Tagesgeschäft
Mitwirkung bei Marketing- und HR-Aufgaben wie Wall of Fame und Intranet
Offenes Ohr und zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen im Büroalltag
The Successful Applicant
Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
Erfahrung im Office-, Workplace- oder Assistenzbereich
Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zu IT-nahen Aufgaben
Organisationstalent und Fähigkeit zur Koordination verschiedener Themen
What's on Offer
Ein herzliches, unterstützendes Team
Modernes Arbeitsumfeld im 1. Bezirk mit Raum zur Mitgestaltung
Abwechslungsreiche Aufgaben und persönliche Weiterentwicklung
Regelmäßige Events und ein Arbeitsumfeld, in dem man sich wohlfühlt
Jahresbruttogehalt ab EUR (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung)
Contact: Heiko Heil-Kueffner
Quote job ref: JN