Die Privis Facility Service GmbH ist ein führender Dienstleister für ganzheitliche Immobilienbetreuung und Facility Services in Wien. Unser Leistungsspektrum umfasst Hausbetreuung und Gebäudereinigung, Grünflächenpflege, Winterdienst sowie Schädlingsbekämpfung. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für die Position im Sekretariat bzw. in der Assistenz der Geschäftsleitung.
Sekretariat I Front Office
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 70% - 100 %
Aufgaben
* Empfang und erste Ansprechperson für Kund:innen, Lieferant:innen und Partnerfirmen
* Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz
* Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Fachabteilungen in organisatorischen und administrativen Belangen
* Datenanlage, -pflege und -verarbeitung in internen Systemen
* Unterstützung bei der Fakturierung und Buchhaltungsvorbereitung
* Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsrechten
* Terminorganisation, Postein-/ausgang und Ablage
* Reklamationsmanagement und Datenbankpflege
* Unterstützung bei Personalangelegenheiten und interner Kommunikation
Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW, HAS) oder gleichwertige Berufserfahrung
* Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
* Organisationstalent, Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise
* Kommunikationsfreude, Teamgeist und ein gepflegtes, freundliches Auftreten
* Eigenverantwortliches Arbeiten und Diskretion
Angebot
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem familiären Team
* Langfristige Anstellung in einem krisensicheren Umfeld
* Eigenständige Gestaltungsmöglichkeiten
* Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
* Modernes Büro mit guter Verkehrsanbindung
* Ein marktkonformes Gehalt
Gehalt
Das tatsächliche Gehalt liegt bei 2.500 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Über den Job
Anstellungsart
Vollzeit (Festanstellung)
Gehalt
2.500 EUR monatlich
Positionsebene
Berufserfahrung
Arbeitsmodell
On-site
Dienstort
Wien
Berufsfelder
Assistenz, Verwaltung
Offene Stellen
1 Stelle offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber
privis Facility Service GmbH
Mitarbeiter*innenanzahl
11 - 30 Mitarbeiter*innen
Standorte
Wien
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
* Montag bis Freitag
* 40 Stunden
Dienstort
* Wien
Erforderliche Kenntnisse
* Büroorganisation
* Terminplanung
* Korrespondenz
* Datenverwaltung
* MS Office
Benefits
* Aus- und Weiterbildung
* Gute Anbindung
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
* Lebenslauf
* Motivationsschreiben
Ansprechperson
Markus Vrana
Geschäftsleitung