Werde das organisatorische Herzstück unseres Technologie-Teams
Xioneer ist ein internationales Technologieunternehmen, das seit 2012 industrielle 3D-Drucklösungen entwickelt. Unser Portfolio umfasst industrielle 3D-Drucker, Peripheriegeräte und Materialien. Unser Team aus Ingenieuren arbeitet an innovativen Produkten für die Industrie – und du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.
Bei uns bist du mehr als "nur" Assistenz: du bist Dreh- und Angelpunkt zwischen Geschäftsführung, Team, Partnern und Lieferanten. Deine Aufgaben sind vielfältig und spannend.
Aufgaben
Aufgaben
Jeden Euro im Blick behalten: Administration & Buchhaltung
* Bestellungen und Zahlungen vorbereiten – vom Einkauf von Chemikalien bis hin zu Finanzamtsüberweisungen.
* Belege, Monatslisten, Kontoauszüge und Dokumente für die Steuerberatung bereitstellen.
* Fristen im Blick behalten, z. B. für Umsatzsteuererklärungen oder Patentgebühren.
* Versicherungsfälle melden – etwa bei Transportschäden oder einem Wasserschaden im Büro.
* Vertragsentwürfe vorbereiten und bestehende Verträge überprüfen, z. B. Lieferanten-NDAs.
Ordnung schaffen: Dokumente & Strukturen
* Verträge, Dokumente und Projektunterlagen so ablegen, dass jeder sofort findet, was er braucht.
* Dokumentation für Behörden pflegen - z.B. das Arbeitsstoffverzeichnis für die AUVA.
* Office-Inventar im Blick behalten – von Büroklammern bis zu den Kaffeebohnen.
* Regelmäßige Prüfungen und Wartungen terminlich sicherstellen (z. B. Stapler, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten).
Von A nach B bringen: Logistik & Einkauf
* Lieferanten aus Europa, USA und Asien kontaktieren, Angebote anfordern, vergleichen und Liefertermine koordinieren.
* Rückfragen klären, wenn eine Rechnung nicht zum Wareneingang passt.
* Versand und Abholungen organisieren: von kleinen Mustern per Express bis zu großen Paletten mit Produktionsmaterialien.
Rücken freihalten: Team-Support & Projekte
* Meeting-Protokolle führen, Aufgaben und Deadlines für alle sichtbar festhalten.
* Zeiterfassungen und Krankmeldungen im Team kontrollieren.
* Dienstreisen planen – z. B. Hotel für eine Messe in Deutschland buchen oder Flugtickets für Meetings mit unseren Partnern.
* Kleine Büroarbeiten erledigen – etwa neues Büromaterial bestellen oder Reparaturen im Büro beauftragen.
Neue Erkenntnisse schaffen: Recherche & Analyse
* Neue Lieferanten und externe Dienstleister suchen und vergleichen – von Stahlproduzenten bis zu Designern für die neue Produktverpackung.
* Formulare für Banken oder Behörden mit aktuellen Umsatz- und Bilanzdaten erstellen.Kurze Zusammenfassungen erstellen, z. B. für eine Lieferantenbewertung oder eine Marktanalyse.
Profil
* Ausgezeichnetes Deutsch (schriftlich & mündlich), gutes Englisch.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Uni, FH, HAK, Bürokauffrau/-mann o. Ä.).
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Office-Management, vorbereitender Buchhaltung oder ähnlichem Bereich im deutschsprachigen Raum.
* Spaß an der Arbeit mit technikbegeisterten Kollegen.
* Freude an Organisation und vor allem Genauigkeit.
* Strukturierte, verantwortungsbewusste und selbstständige Arbeitsweise.
* Sicherer Umgang mit modernen IT-Tools (ChatGPT, Excel, digitale Dashboards), um Recherchen durchzuführen sowie Daten schnell und verständlich zu analysieren und aufzubereiten.
Wir bieten
* Abwechslungsreiche Tätigkeit – von Rechnungen bis Reiseplanung, von Lieferantenkommunikation bis Vertragsentwürfen.
* Familiäres Umfeld mit einem kleinen, hochmotivierten Team aus Technik-Experten.
* Kurze und einfache Kommunikationswege, schnelle Unterstützung bei der Arbeit.
* Modernes Büro in Wien, hervorragende Ausstattung, moderne IT-Tools, Tiefgaragenparkplatz.
* Gut strukturiertes, stabiles Kleinunternehmen (kein Start-up).
* Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.300, - (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation).
Important note
Please be advised that a valid work permit for Austria is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient Austrian language skills may not be considered.
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