An der Medizinischen Universität Wien ist an der Universitätsklinik für Allgemeinchirurgie / Klinische Abteilung für Transplantation mit der Kennzahl: 201/26 eine Stelle eines:einer vollbeschäftigten Sekretär:in der Abteilungsleitung (gemäß Kollektivvertrag – Verwendungsgruppe IIIa) voraussichtlich mit 20. April 2026 (befristet bis 31. März 2028 mit der Option auf Verlängerung) zu besetzen.
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit Euro 2.759, -- brutto (14x jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Aufgaben und Tätigkeiten
Organisation und Koordination:
Zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt:innen, Pflege, Verwaltung und Patient:innen
Terminmanagement des Abteilungsleiters (Ambulanz, OP-Planung, Meetings, Lehrveranstaltungen, Kongresse)
Planung von Besprechungen, Events, Fortbildungen, Kongressen und Workshops
Dokumentation und Ablagemanagement
Organisation von Unterlagen für OPs, Ambulanzen, Forschung und Lehre
Personalverwaltung (Kongresse, Urlaube, Forschungszeit, Abwesenheiten)
Korrespondenz und Kommunikation:
Professionelle E-Mail- und Telefonkommunikation (intern & extern)
Ansprechpartner:in für Studierende, Patient:innen und Kooperationspartner
Vorbereitung von Protokollen und Briefen
Rechnungswesen & Budget
Abwicklung von Dienstreisen
Unterstützung bei Budgetverwaltung und Drittmittelprojekten
Mitwirkung bei Abrechnungen und Kostenstellenverwaltung
Forschung, Lehre
Unterstützung bei Forschungsprojekten und Anträgen
Organisation von Studien, Meetings und wissenschaftlichen Events
Koordination von Anfragen für das PJ und Fellowships/Observerships
Anstellungserfordernisse und gewünschte Qualifikationen
Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
Verständnis für medizinische Abläufe
Betriebswirtschaftliches Verständnis
Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kommunikative Kompetenz, hohe Serviceorientierung und freundliche teamorientierte Arbeitsweise
Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, KIS, AKIM, Datenbanken)
Bereitschaft zur Weiterbildung
Multitaskingfähigkeit, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behinderten-vertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter https://br-ap.meduniwien.ac.at/en/ueber-uns/behindertenvertrauenspersonen/.
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