Die Jarosch & Haas GmbH gehört seit über 35 Jahren zu den führenden Anbietern von Hard- und Softwarelösungen im öffentlichen Personennahverkehr. Unsere innovativen Komplettlösungen - von mobiler Datenerfassung bis zu leistungsfähigen Hintergrundsystemen - setzen Maßstäbe für Verkehrsunternehmen in Deutschland und Österreich. Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, diskrete und äußerst verlässliche Persönlichkeit, die im Backoffice, in der Fakturierung sowie als Executive Assistant eine zentrale Rolle einnimmt. Diese Position ist stark vertrauensbasiert, operativ nah an den Geschäftsführern und erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten. Executive Assistant (m/w/d) / Assistenz der Geschäftsführung Wien mit Erfahrung Vollzeit oder Teilzeit (ab 30 Std./Woche) Woran du mitarbeitest: In dieser Position arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt sie in organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Belangen. Du bist eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen und sorgst dafür, dass Abläufe effizient, korrekt und zuverlässig funktionieren. Deine Aufgaben: * Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft * Verantwortung für Fakturierung, Rechnungsprüfung und kaufmännische Abläufe * Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und vertragsnahen Unterlagen * Sorgfältige Pflege und Verwaltung von sensiblen Unternehmens-, Kunden- und Mitarbeiterdaten * Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kund:innen, Partnern und Dienstleistern * Unterstützung bei internen Auswertungen, Datenaufbereitungen und organisatorischen Sonderthemen * Mitarbeit bei organisatorischen Sonderprojekten (z. B Prozessoptimierungen, interne Abstimmungen, Vorbereitungen für Termine der Geschäftsführung) * Punktuelle Unterstützung in angrenzenden Bereichen (HR-Administration, interne Organisation, Projektunterstützung). Was du mitbringst: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung * Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, in der Administration oder Fakturierung * Sehr strukturierte, genaue und verlässliche Arbeitsweise * Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen * Hohe technische Affinität * Ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Kommunikationsstärke und Organisationstalent * Sicherer Umgang mit MS Office; weitere Softwarekenntnisse von Vorteil Was du bei uns findest: * Flexibles Arbeitsmodell: Vollzeit (38,5 Std.) oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden * Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit * Modern ausgestattetes Büro im Herzen Wiens (Schwedenplatz), inklusive höhenverstellbarer Tische für ergonomisches Arbeiten. * Familienunternehmen mit flachen Hierarchien und einem dynamischen, jungen Team * Eine langfristige Position in einem erfahrenen und erfolgreichen Team * Abwechslungsreiche und vielfältige Aufgabenbereiche * Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung und Weiterbildung * Essenszulagen Gehalt Für diese Position bieten wir ein attraktives Gehalt ab EUR 42.000,- bis EUR 55.000,- brutto pro Jahr (Vollzeit), Bereitschaft zur Erhöhung abhängig von Qualifikation und Einsatz. Bereit, mit uns die Zukunft zu bewegen? Dann bewirb dich gleich online oder sende uns deine aussagekräftigen Unterlagen mit deinem frühestmöglichen Eintrittstermin (Ansprechpartnerin: Denise Jarosch). Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung) Gehalt: 42.000 EUR bis 55.000 EUR jährlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: Jarosch & Haas Ges.m.b.H. Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 38,5 Stunden Teilzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 30 Stunden Dienstort * Wien Erforderliche Sprachen * Deutsch C1 * Englisch B1 Benefits * Essenszulage * Flexible Arbeitszeiten * Gute Anbindung * Verkehrsmittelzuschuss Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf * Motivationsschreiben Ansprechperson Denise Jarosch