Mitarbeiter:in Verwaltung (m/w/d) ab EUR 2.812 brutto Einkommensband 5 ab 1.6.2025 Vollzeit Das Aufgabengebiet * Sie betreuen die externe und interne Kommunikation der Dienststelle (Outbound, Inbound): Dazu zählen die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, samt Aufbereitung wichtiger Anrufinformationen für Vorgesetzte, die tägliche Verwaltung der E-Mail- und Post-Korrespondenzen samt fristgerechter Bearbeitung, Beantwortung sowie strukturierter Ablage. * Sie sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Aktenverwaltung im internen (elektronischen) Akt, dazu gehören die formale Protokollierung, die Organisation von Papier- und Digitalarchiven und Datenbankpflege. * Sie koordinieren Termine bzw. stimmen Kalender mit internen und externen Partner:innen ab und bereiten Besprechungen organisatorisch vor. * Sie organisieren und verwalten den Bedarf an Büromaterial sowie deren Lagerhaltung, führen Bedarfsermittlung und Bestellung durch. * Sie führen Auswertungen durch, recherchieren Daten und Grundlagen, bereiten diese auf (z.B. Zusammenfassung, Tabellen) und beschaffen Informationen. * Sie erstellen Reports und bereiten Präsentationen, Datenanalyse und Visualisierung vor bzw. unterstützen bei der Erstellung. * Sie sind verantwortlich für Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerke etc.), führen Korrektur, Formatierung und Versand wichtiger Schreiben durch. Ihr Profil * Lehrabschlussprüfung oder Fachschulabschluss oder gleichwertige Ausbildung oder 6 Jahre einschlägige Berufserfahrung (kaufmännischer Bereich) * hohe Kommunikationsfähigkeit * ausgezeichnete Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse * sehr gute Englischkenntnisse * sehr gute MS-Office-Kenntnisse * selbstsicheres und freundliches Auftreten * gepflegtes Erscheinungsbild * Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit * zuverlässige und genaue Arbeitsweise * Belastbarkeit und Flexibilität * Diskretion Unsere Benefits * 60% Zuschuss zum Klimaticket Salzburg oder Fahrtkostenzuschuss * sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz * 6. Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag * faire Bezahlung * Diversität, Chancengleichheit, Frauenförderung und Wertschätzung * sinnvolle und vielseitige Aufgaben für die Menschen in der Stadt * krisensicherer Arbeitsplatz * umfassende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten * Unterstützung für Ihre Gesundheit (Yoga, Pilates, Kräftigung etc.) * attraktive eigene Krankenversicherung * betriebseigene Kantine zu günstigen Konditionen Was sonst noch wichtig ist * Bewerbungsfrist: 14.5.2025 * Die genaue Gehaltseinstufung ist abhängig von den anrechenbaren Vordienstzeiten. * Ihr Dienstort befindet sich in der: Schwarzstraße 44 * Bitte beachten Sie, dass kein Ersatz für etwaige Vorstellungskosten erfolgen kann. * Die Stadt Salzburg empfiehlt aufgrund des Frauenförderplanes besonders Frauen, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Bewerberinnen bevorzugt aufgenommen. Sie haben Fragen * ... zum Aufgabengebiet? Herr DI Stephan Kunze beantwortet sie Ihnen gerne: 0662 8072 2680 * ... zu unserem Gehaltssystem? Herr Rados Nedic beantwortet sie Ihnen gerne: 0662 8072 2730