Institut für Physik Office Manager:in (m/w/d) Veröffentlichung: 28.04.2026 Stellenart: Allgemeines Personal Brutto Jahresgehalt: €36681.40 Wochenstunden: 30 h/W Bewerbungsfrist: 12.05.2026 Verwendungsgruppe: IIb Anstellungsverhältnis: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle Befristung: 1 Jahr mit Option auf Dauerstelle Ihre Aufgaben: Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Budgetplanung Bestell- und Rechnungswesen (via SAP) Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (z.B. Personalaufnahme, Verwaltung von Zeitaufzeichnungen) Administrative Unterstützung bei der Lehre (z.B. Eingabe der Lehrveranstaltungen in UNIGRAZonline, Raum- und Prüfungsverwaltung) Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit am Institut für Physik und im Fachbereich Physikdidaktik (z.B. Koordination von Anfragen, Zusammenstellung und Kommunikation von Programmen für Schulen und Privatpersonen, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Programmen vor Ort, Bewerbung der Angebote über geeignete Plattformen und Kanäle, Bereitstellung von Bildmaterialien für Werbezwecke, Pflege von Kalender- und Termineinträgen, laufender Kontakt mit Schulen) Betreuung der Homepage des Fachbereichs Physikdidaktik (z.B. Erzeugung von News-Meldungen und Events, Aktualisierung von Daten, Bereitstellung von Bildmaterial) Parteienverkehr und Beantwortung von Studierendenanfragen Bibliotheksverwaltung Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z.B. Lehre als Bürokaufmann/-frau, HAK, HLW, o.ä.) und/oder mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Funktion Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Programme SAP und TYPO3 Kenntnisse (wünschenswert) UNIGRAZonline Kenntnisse (wünschenswert) Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen sowie mit Social Media in einem professionellen Kontext (wünschenswert) Ausgeprägtes Kommunikationstalent im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen (Studierende, Lehrende, Schulen, externe Partner:innen) Hohe Organisationsfähigkeit Eigeninitiative Teamfähigkeit Wir bieten: Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen. Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität. Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI. Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen. Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36681.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich. Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen. Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können. Über uns An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon! Kontakt Karin Sorko; E-Mail: karin.sorko@uni-graz.at