Aufgaben
Assistenz der Bereichsleitung IT
* Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Bereichsleitung IT sowie ausgewählter Führungskräfte
* Eigenständiges Termin- und Kalendermanagement (intern & extern) inkl. Priorisierung, Abstimmung von Wegzeiten, Koordination von Sitzungsräumen und laufenden Anpassungen
* Sicherstellung eines reibungslosen Kommunikationsmanagements (telefonisch, per Mail, schriftlich)
* Vorbereitung von Schriftstücken, Präsentationen und Unterlagen
* Strukturierte Ablage, Dokumentation sowie Unterstützung in Freigabe- und Genehmigungsworkflows
* Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen sowie professionelle Repräsentation des Bereichs
Office, Backoffice & Organisationsmanagement
* Organisation und Steuerung des gesamten Back Office Bereichs
* Büroorganisation inkl. Beschaffung von Büromaterial, Büromöbeln, Catering und diversen Artikeln
* Bearbeitung von Post, Email und Telefonanfragen
* Organisation von internen Bereichs- und Mitarbeiterveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Klausuren, Fachveranstaltungen)
* Koordination von Übersiedelungen, Entsorgungen und Inventuren
Reise, Fuhrpark & Sachmittelmanagement
* Organisation von Dienstreisen (Reiseanträge, Buchungen von Flug/Hotel/Bahn, Vorbereitung der Abrechnung)
* Koordination von Dienstfahrzeugen (Service- und Wartungstermine, Reifenwechsel, Reinigung)
Profil
* Sehr gute MS Office Kenntnisse
* Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägtes Organisations‑ und Koordinationstalent sowie Priorisierungsfähigkeit
* Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
* Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
* Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude daran, den Arbeitsalltag der Bereichsleitung zu erleichtern
* Führerschein B
Ausbildung
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HBLA oder vergleichbar)
Was wir bieten
* Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle nahe an der Bereichsleitung IT
* Flexible Arbeitszeitmodelle (Voll- oder Teilzeit)
* Ein stabiles, professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
* Attraktive Benefits – VIE nirgendwo anders
* Ein Monatsbruttogehalt von € 2.343,55 + Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung
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