Wertschätzendes Umfeld im Herzen Wiens mit echtem GestaltungsspielraumModernes, dynamisches Setting mit Raum für Entwicklung und InitiativeAbout Our ClientAls Workplace Assistant bist du das Herzstück unseres Standortes. Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Partner vom ersten Moment an willkommen fühlen und unterstützt mit viel Engagement, Zuverlässigkeit und einem offenen Ohr den gesamten Büroalltag. Du hältst alles am Laufen - strukturiert, serviceorientiert und mit Freude daran, anderen den Arbeitstag schöner und einfacher zu machen.Job DescriptionFreundlicher Empfang und professionelle GästebetreuungSicherstellen eines angenehmen Office-Alltags mit funktionierenden ArbeitsplätzenOrganisation von Reparaturen, Instandhaltung und Zusammenarbeit mit DienstleisternVerwaltung von Pflanzen, Lockern, Zutrittsgeräten, Postfächern und täglicher PostbearbeitungKoordination von Bestellungen, Bürobedarf und BetriebsmittelnPflege des Buchungs- und Raummanagement-ToolsUnterstützung bei vorbereitender Buchhaltung, Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen sowie PO-ErstellungUnterstützung der IT vor Ort (1st Level Support, Gerätecheck, Imaging, Arbeitsplatzauf- und -abbau)Pflege wichtiger Listen wie IT-Inventar, Anwesenheiten und BesucherBegleitung von Onboarding und OffboardingUnterstützung bei HR-Themen und SicherheitsaufgabenOrganisation von Reisen, Trainings sowie internen und externen VeranstaltungenPlanung und Betreuung von Standort-Events wie Sommerfest oder WeihnachtsfeierUnterstützung bei Office-Projekten wie Umzügen und ProzessoptimierungenErstellung von Präsentationen und Unterstützung des Office Heads im TagesgeschäftMitwirkung bei Marketing- und HR-Aufgaben wie Wall of Fame und IntranetOffenes Ohr und zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen im BüroalltagThe Successful ApplicantFreundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit MenschenErfahrung im Office-, Workplace- oder AssistenzbereichStrukturierte und lösungsorientierte ArbeitsweiseHohe Serviceorientierung und KommunikationsstärkeSehr gute Deutsch- und EnglischkenntnisseSicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zu IT-nahen AufgabenOrganisationstalent und Fähigkeit zur Koordination verschiedener ThemenWhat's on OfferEin herzliches, unterstützendes TeamModernes Arbeitsumfeld im 1. Bezirk mit Raum zur MitgestaltungAbwechslungsreiche Aufgaben und persönliche WeiterentwicklungRegelmäßige Events und ein Arbeitsumfeld, in dem man sich wohlfühltJahresbruttogehalt ab EUR (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung)Contact: Heiko Heil-KueffnerQuote job ref: JN