An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Wir verbinden Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
Das IDea_Lab stellt eine Plattform dar, in der Menschen mit interdisziplinären Fähigkeiten zusammenarbeiten, um folgendes Ziel zu verfolgen: die Realisierung der digitalen Transformation an der Universität Graz durch interdisziplinäre Kooperation & Kollaboration.
Als Brückenbauer bringt das IDea_Lab Menschen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft zusammen. Es werden Impulse und Maßnahmen gesetzt, die einen technologie- und zukunftsorientierten Dialog ermöglichen sowie zur Wissensgenerierung im Kontext aktueller Digitalisierungsentwicklungen beitragen.
IDea_Lab - Das interdisziplinäre digitale Labor der Universität Graz
Office Manager:in (m/w/d)
* Bewerbungsfrist: 21.05.2026
* Verwendungsgruppe: IIIa
* Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
* Dienstbeginn: Juni 2026
* Wochenstunden: 40 h/W
* Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
* Befristung: 1 Jahr
Aufgaben
* Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement inkl. Terminkoordination zur administrativen Unterstützung der IDea_Lab-Leitung
* Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
* Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
* Eigenständige Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen
* Betreuung administrativer Personalagenden (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
* Administrative Verwaltung der dem IDea_Lab zugeordneten Räumlichkeiten
* Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
* Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen
Profil
* Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und/oder ausgewiesene Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-Einrichtung
* Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, KI-Chatbots, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)
* Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
* Kenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)
* Erfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)
* Interesse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
* Genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Problemlösungskompetenz
Wir bieten
* Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
* Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
* Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
* Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
* Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
* Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
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