Die Österreichische Akademie der Ärzte ist eine Non-Profit-Dienstleistungsorganisation im ärztlichen Bildungsbereich. Zu unseren Kernkompetenzen zählen u. a. die Organisation ärztlicher Prüfungen, die Betreuung des Diplom-Fortbildungs-Programms (DFP) für Ärztinnen und Ärzte sowie die Durchführung medizinischer Fortbildungen.Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 15. April 2026 eine/nAllgemeine Assistenz (m/w/d)Vollzeit (38 Wochenstunden)
Office & allgemeine AdministrationSicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. kleiner Backoffice-Tätigkeiten (Empfangs-, Küchen- und Besprechungsbereich, Nachschub/Verbrauchsmaterialien, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Abstimmung mit externer Reinigungsfirma)Büroorganisation inkl. Bestellungen (Büromaterial), Drucksorten, Aktenvernichtung u. Ä. sowie DruckadministrationErfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen (vorgelagerte Tätigkeiten für die Buchhaltung)Koordination und Einsatzplanung von AushilfskräftenTelefonvermittlung sowie Postein- und -ausgang inkl. DokumentationKoordination von IT-Themen (Ticketbearbeitung etc.) in Zusammenarbeit mit dem externen IT-PartnerHandkassa, Botendienste sowie Sitzungs-/BesprechungsbetreuungVertretung/Unterstützung in der Assistenz der Geschäftsleitung (Termine, Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen)Diplome (Notarzt, DFP - Vertretung/Unterstützung)Prüfung von Anträgen inkl. NachweisenUrkundenerstellung inkl. Begleitdokumenten und VersandBeantwortung von allgemeinen Anfragen
FachlichBerufserfahrung im Backoffice-/AssistenzbereichErfahrung in telefonischer Kundenbetreuung und serviceorientierter KommunikationSehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; Web; Ticket-/CRM-Systeme von Vorteil)Sorgfältige Arbeitsweise, idealerweise Erfahrung mit Zahlungs-/RechnungsabläufenPersönlichStrukturiert, verlässlich und diskret, auch bei hohem AnfrageaufkommenFreundliche, klare Kommunikation (Telefon/E-Mail)Lernbereit, engagiert und interessiert an digitalen Tools und ProzessenHands-on-Mentalität: Sie sorgen mit Überblick und Pragmatismus dafür, dass das Büro "läuft".
Abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem kollegialen Teamkurze Entscheidungswegen und wertschätzende KommunikationStrukturierte Einschulung inkl. umfangreichem Onboarding-ProgrammAus- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen WeiterentwicklungFlexible Arbeitsbedingungen: Gleitzeitvereinbarung sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.Home-Office eingeschränkt möglichModerner Arbeitsplatz in modernen Büroräumlichkeiten mit sehr guter öffentlicher AnbindungZusatzleistungen: private Unfallversicherung sowie Unterstützung bei privater KrankenversicherungMindestgehalt für diese Position: 32.000 € brutto/Jahr (14x). Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung vorgesehen.Vollzeit | Eintritt ab 15.04.2026
JBRP2_AT