Mitarbeiter:in Verwaltung (m/w/d)
ab € 2.812 brutto
Einkommensband 5
ab 1.6.2025
Vollzeit
Aufgabengebiet
* Betreuung der externen und internen Kommunikation der Dienststelle (Outbound, Inbound), inklusive Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Aufbereitung wichtiger Anrufinformationen für Vorgesetzte, tägliche Verwaltung der E-Mail- und Post-Korrespondenz, fristgerechte Bearbeitung, Beantwortung sowie strukturierte Ablage.
* Verantwortung für die ordnungsgemäße Aktenverwaltung im internen (elektronischen) Akt, inklusive formale Protokollierung, Organisation von Papier- und Digitalarchiven sowie Datenbankpflege.
* Koordination von Terminen und Abstimmung von Kalendern mit internen und externen Partner:innen sowie organisatorische Vorbereitung von Besprechungen.
* Organisation und Verwaltung des Bedarfs an Büromaterial sowie Lagerhaltung, Bedarfsermittlung und Bestellungen.
* Durchführung von Auswertungen, Recherche von Daten und Grundlagen, Aufbereitung dieser (z.B. Zusammenfassungen, Tabellen) und Beschaffung von Informationen.
* Erstellung von Reports, Vorbereitung von Präsentationen, Datenanalyse und Visualisierung sowie Unterstützung bei der Erstellung.
* Verantwortung für Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerke etc.), Korrektur, Formatierung und Versand wichtiger Schreiben.
Ihr Profil
* Lehrabschlussprüfung, Fachschulabschluss, gleichwertige Ausbildung oder 6 Jahre einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
* Hohe Kommunikationsfähigkeit.
* Ausgezeichnete Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse.
* Sehr gute Englischkenntnisse.
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
* Selbstsicheres und freundliches Auftreten.
* Gepflegtes Erscheinungsbild.
* Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit.
* Zuverlässige und genaue Arbeitsweise.
* Belastbarkeit und Flexibilität.
* Diskretion.
Benefits
* 60% Zuschuss zum Klimaticket Salzburg oder Fahrtkostenzuschuss.
* Sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz.
* 6. Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag.
* Faire Bezahlung.
* Diversität, Chancengleichheit, Frauenförderung und Wertschätzung.
* Sinnvolle und vielseitige Aufgaben für die Menschen in der Stadt.
* Krisensicherer Arbeitsplatz.
* Umfassende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
* Unterstützung für Ihre Gesundheit (Yoga, Pilates, Kräftigung etc.).
* Attraktive eigene Krankenversicherung.
* Betriebseigene Kantine zu günstigen Konditionen.
Weitere Hinweise
* Bewerbungsfrist: 14.5.2025
* Gehaltseinstufung abhängig von anrechenbaren Vordienstzeiten.
* Dienstort: Schwarzstraße 44.
* Kein Ersatz für Vorstellungskosten.
Kontaktfragen
* Fragen zum Aufgabengebiet? Herr DI Stephan Kunze, 0662 8072 2680.
* Fragen zum Gehaltssystem? Herr Rados Nedic, 0662 8072 2730.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
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