Als Congresses & Event-Management Support unterstützt du unseren Kunden, einem der weltweit führenden Biotechnologieunternehmen, aktiv verschiedene Abteilungen innerhalb der Organisation. Du bist eine zentrale Schnittstelle für die Koordination der Teilnahme internen Mitarbeitenden sowie externer Stakeholder an nationalen und internationalen Kongressen. In dieser Rolle erhältst du tiefe Einblicke in die Geschäftsprozesse und die Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
In dieser Position bist du vor allem für die administrative und organisatorische Koordination der Kongressteilnahme (Reisen, Verträge, Einladungen) sowie für das Vertragsmanagement im Umfeld von Veranstaltungen und die Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien verantwortlich.
* Organisation und Administration der Kongressreisen für interne Mitarbeitende und externe Stakeholder.
* Management des Einladungs- und Vertragsmanagements (Erstellung, Tracking, Ablage) im Kontext von Kongress- und Event-Teilnahmen.
* Zentrale Kommunikations- und Koordinationstätigkeit mit internen Teams (z.B. Vertrieb, Medizin) und externen Stakeholdern (z.B. Kongressbüros, Agenturen, externe Experten).
* Zuverlässige Durchführung laufender administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs.
* Rechnungsprüfung und -kontrolle im Zuständigkeitsbereich.
* Abteilungsübergreifende Koordination von Support-Themen und Projekten.
* Pflege des Netzwerks zur Zentrale/anderen Tochtergesellschaften (Best-Practice-Austausch).
* Abgeschlossene höhere Schule (Matura) vorzugsweise mit kaufmännischen Fokus & idealerweise einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Support-Funktion.
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) bzw. vorzugsweise mit Google Apps (Docs, Tabellen, Präsentationen).
* Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Partnern.
* Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein.
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
* Freude an der Arbeit im Team.
Es erwartet Dich ein Jahresgehalt ab € 48.000 brutto auf Vollzeitbasis, sowie attraktive Benefits. Flexible Arbeitszeitmodelle, Betriebsrestaurant, betriebliche Gesundheitsförderung und vielfältige Sportangebote sind nur einige davon. Abhängig von Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
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