Stellenausschreibung
Bruno Kreisky Forum für internationalen Dialog
Administration & Assistenz der Geschäftsführung
(30h/ Woche) ab Mitte November 2025
Es gibt kaum einen besseren Arbeitsplatz, wenn
· Sie in Wien und gleichzeitig international arbeiten wollen,
· Sie eigenverantwortlich und selbständig sind und dennoch Teamgeist haben,
· Ihnen Management liegt und dabei dennoch Ihre Kreativität gefragt ist,
· Sie hochrangige österreichische und internationale Gäste, engagierte ExpertInnen, ebenso wie ein interessiertes Publikum mitbetreuen wollen,
· Ihnen die Verbindung von administrativer, international diplomatischer und zivilgesellschaftlicher Arbeit gefällt und Sie sich in all diesen Welten zu Hause fühlen können.
Das Bruno Kreisky Forum für internationalen Dialog (BKF) ist ein überparteilicher, gemeinnütziger Verein mit Sitz in der Armbrustergasse 15 in Wien-Döbling, im ehemaligen Wohnhaus von Bundeskanzler Bruno Kreisky. 1991 gegründet, hat sich das BKF in Österreich und international als Think-and-Do-Tank und Zentrum für Diskussion, Dialog, Bildung und Mediation in Politik, Wirtschaft, Kultur und Zivilgesellschaft einen Namen gemacht. Mehr als Menschen besuchen jährlich unsere Podiumsdiskussionen, Workshops und Konferenzen und engagieren sich in unseren Projekten – in Österreich, Europa und global.
Eine langjährige Mitarbeiterin geht in Pension und
wir suchen ab Mitte November 2025 ein neues Teammitglied
, das kommunikationsfreudig und motiviert ist, unsere Administration betreut und unser engagiertes Team in folgenden Bereichen unterstützt:
Aufgabenbereiche
· Assistenz der Generalsekretärin/ Geschäftsführung (u.a. Terminkoordination, Erstellen von Berichten)
· Verwaltung der Administration sowie allgemeine Büroorganisation (u.a. Post, Telefon, Empfang, Koordination bereichsübergreifender Kalender)
· Organisation bereichsübergreifender interner Sitzungen
· Verwaltung der Armbruster-Villa und des Gartens, sowie der Büroinfrastruktur
· Hausvermietung
· Technischer Erstsupport für das Team (EDV, Telefonanlage)
· Abwicklung von Bankgeschäften (online-Banking) und Cash Management sowie Unterstützung der Buchhaltung
· Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement und bei der Gäste- und Besucherbetreuung
· Onboarding neuer MitarbeiterInnen/PraktikantInnen und monatliches Monitoring der Arbeitszeiten
Wir erwarten
· Abgeschlossene Ausbildung (z.B. HAK, HLW, HTL)
· Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Outlook), Kenntnisse von Mailchimp von Vorteil), technische Affinität
· Gute Selbstorganisation, strukturierte Arbeitsweise und Eigeninitiative
· Freundliches und professionelles Auftreten, Hilfsbereitschaft und Diskretion
· Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (weitere Sprachen sind willkommen)
· Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (Abenddiensten mit Zeitausgleich)
· Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
Wir bieten
· ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabengebiet und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
· ein engagiertes und kollegiales Team, spannende Veranstaltungen und Kontakte mit Gästen aus verschiedenen Ländern und Bereichen
· einen schönen Arbeitsplatz im Grünen bei guter Verkehrsanbindung
· einen Monatsbezug von € brutto netto) für 30 Wochenstunden (Überzahlung entsprechend Berufserfahrung und Qualifikation möglich)
Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller und geschlechtlicher Identität
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf
bis spätestens ausschließlich per Mail an
Email:
-
Betreff: Bewerbung für Assistenz und Administration
Bewerbungsgespräche werden laufend geführt.
Wir freuen uns über Ihr Interesse