Für eine etablierte Organisation in einem mediennahen Umfeld suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische Themen strukturiert umsetzt, vorausschauend mitdenkt und in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern Souveränität beweist. Sie agieren in einem anspruchsvollen Umfeld an der Schnittstelle von Medien, Wirtschaft und öffentlichen Institutionen und leisten einen wesentlichen Beitrag zu reibungslosen internen Abläufen. Dabei wird ein hoher Anspruch an Professionalität, Diskretion und Qualität vorausgesetzt. LINDLPOWER Personalmanagement - ein Kontakt, viele Jobs! Freude – Klartext – Vertrauen – dafür stehen wir! Ihre Aufgaben Sie organisieren und koordinieren eigenständig Termine sowie Sitzungen und sorgen für reibungslose Abläufe. Inhalte bereiten Sie strukturiert auf, bündeln relevante Informationen und behalten stets den Überblick. Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie souverän mit internen und externen Ansprechpartner:innen und betreuen bestehende Mitglieder professionell. Inhalte vermitteln Sie präzise, stilsicher und auf den Punkt. Zusätzlich organisieren Sie Dienst- und Studienreisen, bereiten Informationen und Aussendungen auf und bringen sich aktiv in organisatorische Abläufe ein. Das Office Management steuern Sie eigenständig – von der Büroorganisation über das Bestellwesen bis hin zur Koordination mit externen Partnern und der Hausverwaltung. Auch die Aufbereitung von Zahlen und Excel-Listen sowie administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungslegung gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich. Ihr Profil Sie bringen mindst. 3 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion mit und verfügen über eine entsprechende Ausbildung (z. B. Matura/HAK, Studium von Vorteil). Sie verstehen sich nicht als klassische Assistenz, sondern als mitdenkende, vorausschauende Persönlichkeit. Sie erkennen Zusammenhänge, setzen Prioritäten und überzeugen durch eine strukturierte, analytische und genaue Arbeitsweise. Ein ausgeprägtes Sprachgefühl sowie sehr gute Ausdrucksfähigkeit – sowohl mündlich als auch schriftlich – zeichnen Sie aus. Darüber hinaus verfügen Sie über sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie gute Englischkenntnisse. In einem Umfeld mit hoher inhaltlicher Tiefe arbeiten Sie sich rasch in neue Themen ein und behalten auch bei komplexen Fragestellungen den Überblick. Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten sind für Sie selbstverständlich. Unser Angebot Zusammenarbeit mit einem kleinen, hochqualifizierten und wertschätzenden Team Stilvolles Büro in zentraler Lage Wiens Gleitzeitmodell / verkürzter Freitag Angenehme Rahmenbedingungen (Getränke, Kaffee, gemeinsame Aktivitäten sowie kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen) Monatsbruttogehalt ab € 3.600,-- mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung JBRP2_AT