Dayworx Software Labs ist ein internationales Softwareunternehmen mit Niederlassungen in Europa und Indien, das auf die Entwicklung skalierbarer digitaler Produkte, Unternehmenssysteme und KI-gestützter Plattformen spezialisiert ist. Unser Team arbeitet mit Startups und Unternehmen zusammen, um praktische, konforme und innovative Technologielösungen zu entwickeln. Durch die Kombination europäischer Regulierungskompetenz mit indischem technischen Know-how liefern wir effiziente, qualitativ hochwertige Software, die auf die betrieblichen und digitalen Transformationsbedürfnisse globaler Märkte zugeschnitten ist. Neben der Kundenbetreuung entwickeln und verwalten wir auch unser eigenes Portfolio an Softwareprodukten, das auf den indisch-europäischen Markt ausgerichtet ist.
Rollenbeschreibung
Wir suchen eine zweisprachige (Deutsch und Englisch) Assistent/in der Geschäftsführung für eine hybride Vertragsposition mit Sitz in Wien, Österreich, und der Möglichkeit zur teilweisen Remotearbeit. Zu den täglichen Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, die Verwaltung des Kalenders des CEO, die Bearbeitung eingehender Anrufe, die Erstellung von Spesenberichten sowie die Unterstützung verschiedener geschäftlicher Aktivitäten in Deutsch und Englisch. Die Assistenz begleitet den CEO zu Networking-Veranstaltungen, nimmt an allen erforderlichen Online-Meetings teil, pflegt ein umfassendes Kontaktprotokoll, erinnert den CEO an bevorstehende Termine und übernimmt die Reiseplanung. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, Führungskräfte in einem dynamischen internationalen Umfeld effektiv zu unterstützen.
Hauptaufgaben
* Verwaltung des Kalenders des CEO, Planung und Priorisierung von Terminen
* Entgegennahme und Filterung eingehender Anrufe und Korrespondenz im Namen des CEO
* Erinnerung des CEO an bevorstehende Termine, Meetings und wichtige Fristen
* Begleitung des CEO zu Networking-Veranstaltungen und externen Terminen
* Teilnahme an allen erforderlichen Online-Meetings und Nachverfolgung von Maßnahmen
* Pflege eines detaillierten und aktuellen Kontakt- und Interaktionsprotokolls
* Organisation von nationalen und internationalen Reisen, einschließlich Flüge, Unterkunft und Transport
* Erstellung und Bearbeitung von Spesenberichten termingerecht und korrekt
* Verfassen und Verwalten von Korrespondenz, Dokumenten und Berichten auf Deutsch und Englisch
* Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
* Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung und in administrativen Aufgaben
* Fähigkeit zur Verwaltung von Spesenberichten und zur umfassenden Unterstützung der Geschäftsführung
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich)
* Sicherer Umgang mit Büroanwendungen und Planungstools
* Hervorragende Organisationsfähigkeiten und Sorgfalt
* Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
* Erfahrung in einem internationalen oder interkulturellen Umfeld von Vorteil
* Idealerweise ein Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Fachbereich
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