Ihr persönlicher Wirkungsraum:Die Forschungsgruppe Data Mining und Machine Learning sucht ab 10.11.25 eine*n Organisationsassistent*in.Diese Stelle ist innerhalb der Forschungsgruppe bei Prof. Sebastian Tschiatschek und Prof. Nils M. Kriege angesiedelt. Wir pflegen ein freundliches, kommunikatives, kooperatives Arbeitsklima und profitieren gegenseitig von unserem professionellen Einsatz, in inspirierender und projektgetriebener Atmosphäre, die jedem und jeder einzelnen das Erbringen von Spitzenleistungen in Forschung und deren Unterstützung ermöglicht.Die Stelle im Ausmaß von 20 Wochenstunden ist vorerst auf ein Jahr befristet. Eine anschließende unbefristete Weiterbeschäftigung in beiderseitigem Einvernehmen ist möglich und wird angestrebt. Es besteht zudem die Möglichkeit, eine individuelle Wochenstundenanzahl innerhalb dieses Rahmens zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen eine passende Lösung zu finden.Das machen Sie konkret:Sie unterstützen die Forschungsgruppe bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.). Sie sind Anlaufstelle für verschiedene Fragen und behalten grundsätzlich den Überblick, vor allem bei:Personalagenden: Ausschreibungen von Stellen, Betreuung des Recruitings, Einstellung, Onboarding, Reise- und Zeitagenden, Lösen von DienstverhältnissenFinanzfragen: Verwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Budgetübersicht, Controlling, Belegorganisation, Reisekostenabrechnung, RechnungsprüfungOrganisation der Lehre: Planung, Anwesenheitslisten, NoteneintragungDokumentation von ForschungsergebnissenOrganisation und Koordination von: Gastvorträgen, Gastprofessor*innen, Kooperationspartner*innen, Doktorand*innen, Events, Konferenzen, Forschungsanträgen, RetreatsMarketingagendenLösen von logistischen Aufgaben unterschiedlicher ArtDabei haben Sie immer die zentralen Dienstleistungseinrichtungen (Finanz, Controlling, Buchhaltung, Personaladministration, Rechtsabteilungen, Eventmanagement u.a.) der Universität Wien sowie das Dekanat der Fakultät für Informatik an Ihrer Seite. Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Voraussetzungen für eine Bewerbung bzw. Aufnahme sind:Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung Exzellente Sprachkenntnisse und Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch (in Wort und Schrift)Berufserfahrung in Office-Management und Administration (vorzugsweise im universitären Kontext)Erfahrung in MS Office (inkl. Word/Excel), SAP KenntnisseVon Vorteil für eine Bewerbung bzw. Aufnahme sind:Erfahrung von Projektcontrolling und BudgetübersichtenPR ErfahrungEine hohe soziale und kommunikative KompetenzBereitschaft zur WeiterbildungIhr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert & durchsetzungsfähig und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in, können Arbeitsspitzen gut meistern und lachen gerne. Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Weitere Unterlagen, wo notwendig Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Sebastian Tschiatscheksebastian.tschiatschek@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 14.10.2025 Administration & Organisation Jetzt bewerben