Back-Office & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Standort Zentrale 9711 Paternion, Österreich
Anstellungsart Festanstellung
Arbeitszeit 38,5 Std. / Vollzeit
Bereich Office
Beginn Nach Absprache
Die RP Handels und Service GmbH mit Hauptsitz in Paternion, Kärnten, ist ein europaweit tätiges Handelsunternehmen mit umfangreichem Produktsortiment im Bereich der KFZ-Werkstatttechnik. Als erfolgreiches Unternehmen für Werkstattausrüstung für höchste Qualitätsansprüche machen wir uns seit über 20 Jahren einen Namen.
Deine Mission
Du bist das organisatorische Rückgrat für die Geschäftsführung.
Du hältst Termine, Aufgaben und Informationen im Griff – damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Du kontrollierst und beschleunigst mit deiner tatkräftigen Unterstützung die Aufgaben deiner Kollegen und berichtest den Vorgesetzten. Du arbeitest Berichte und Projekte selbst aus.
Organisation, Nachhalten, Kontrolle und Umsetzung sind deine Stärken.
Du erhältst klare Ziele und Beispiele, setzt Aufgaben danach aber eigenständig, strukturiert und verlässlich um.
Deine Aufgaben
Listen, Berichte & Dokumentation
* Listen, Aufgabenübersichten und Prioritäten pflegen und aktuell halten.
* Berichte, Auswertungen und Zusammenfassungen vorbereiten und ausarbeiten.
* Informationen aus verschiedenen Bereichen sammeln, strukturieren und entscheidungsreif aufbereiten.
* Unterlagen, Notizen und Statusstände sauber dokumentieren und aktuell halten.
Operative Unterstützung
* Operative Themen gemeinsam mit der Geschäftsleitung und dem Vertriebsleiter umsetzen.
* Administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen.
* Standards, Abläufe und interne Übersichten mit aufbauen und laufend verbessern.
* Bei Projekten, Sonderthemen und internen Verbesserungen organisatorisch und operativ unterstützen.
* Bereitschaft zur Unterstützung auf Messen.
Nachverfolgung & Kontrolle
* Delegierte Aufgaben systematisch nachkontrollieren und Status einholen.
* To-dos, offene Punkte und Fristen laufend nachverfolgen.
* Sicherstellen, dass vereinbarte Aufgaben vollständig und termingerecht erledigt werden, urgieren.
* Offene Themen, Blockaden und Abweichungen frühzeitig sichtbar machen und melden/lösen.
* Termine, Besprechungen und Wiedervorlagen für die Geschäftsleitung koordinieren und festhalten.
* Besprechungen vor- und nachbereiten, inklusive Protokolle und Aufgabenlisten.
* Interne Abstimmungen mit Mitarbeitenden koordinieren und Rückmeldungen einholen.
Dein Profil
* Berufserfahrung im Back-Office, Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle.
* Sehr gute MS Office Kenntnisse: Word, Excel und Outlook im täglichen Einsatz.
* Affinität zu Warenwirtschaftssystemen (z. B. JTL oder vergleichbare ERP-Systeme).
* Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise.
* Verlässlichkeit, Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit Aufgaben und Fristen.
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
* Allgemein sehr affin mit Software und Computerarbeiten.
Deine Stärken
* Hohes Organisationstalent und Freude am strukturierten Arbeiten an mehreren Themen zugleich.
* Proaktives Nachhalten ohne explizite Aufforderung.
* Klare und direkte Kommunikation auf allen Ebenen.
* Selbstständige Arbeitsweise mit dem Blick fürs Ganze.
* Fähigkeit, Informationen rasch zu erfassen und entscheidungsreif aufzubereiten.
Zusätzliche Pluspunkte
* Erfahrung im Umgang mit JTL-Wawi oder ähnlichen ERP Warenwirtschaftssystemen.
* Kenntnisse im Bereich KFZ-Werkstatttechnik oder technischen Waren.
* Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften.
Dein Vorteil bei uns
* Moderne, lösungsorientierte und engagierte Unternehmenskultur.
* Minutengenaue Abrechnung der Arbeitszeit.
* Hoher Digitalisierungsgrad mit laufender Weiterentwicklung unserer Prozesse.
* Auszeichnung der österreichischen Sozialversicherung für Betriebliche Gesundheitsförderung.
* Zusammenarbeit nach dem Fair-Play-Prinzip.
* Wertschätzendes Arbeitsklima – respektvoller Umgang auf allen Ebenen.
* Klare Haltung gegen toxisches Verhalten, unabhängig von Hierarchie oder Position.
* Wünsche, Anregungen und Meilensteine können monatlich eingebracht werden.
* Flexible Arbeitszeitmodelle.
* Mitarbeiterverpflegung (vergünstigte Mahlzeiten).
Gehalt
Das monatliche Bruttogehalt bei Vollzeit liegt zwischen 2.700 € und 3.500 €, abhängig von Qualifikation, Berufserfahrung und Leistung.
Bei entsprechender Erfahrung oder Zusatzqualifikationen ist eine Überzahlung möglich.
Bist du bereit, uns bei zukünftigen Projekten und vielfältigen Aufgaben im Office Management zu unterstützen und ein wertvoller Teil unseres Teams zu werden?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung an: bewerbung.rpat@rc-pt.com.
(Sag uns bitte auch, wie du uns gefunden hast!)
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