Unser Auftraggeber ist ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit Schwerpunkt auf digitale Plattformlösungen für das Gesundheits- und Sozialwesen. Mit modernen Technologien, hoher Umsetzungsorientierung und Sinn für strukturiertes Wachstum gestalten wir Transformation aktiv – datengestützt, teamorientiert, menschenzentriert.
Zur Verstärkung des internen Managements suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und proaktive Team Assistant & Operations Specialist mit Fokus auf Assistenz, Qualitätsmanagement und Recruiting.
Du bist organisatorisch stark, kommunikationssicher und denkst gerne in Prozessen? Dann bist du hier richtig.
Aufgaben
Assistenz (50 %)
* Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Termin- und Reisemanagement, Kommunikationsschnittstelle, Vorbereitung von Unterlagen)
* Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von To-Dos sowie Koordination interner und externer Meetings
* Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Management-Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
* Planung und Durchführung von Teamevents und Offsites
Qualitätsmanagement (25 %)
* Begleitung interner Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO, AI Act): Koordination mit Fachbereichen, Fristenüberwachung, Dokumentation
* Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen
* Qualitätssicherung interner Dokumente auf inhaltliche Konsistenz, Layout und Vollständigkeit
Recruiting & HR-Support (25 %)
* Unterstützung unserer externen Head of People im Recruiting (Stellenpflege, Terminierung von Interviews, Bewerberkommunikation)
* Unterstützung in der Personalverwaltung und beim Onboarding neuer Mitarbeitender
* Pflege von HR-Tools und Bewerbermanagementsystemen
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Office Management, Wirtschaftsadministration)
* Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen oder aus dem Recruiting idealerweise in Tech- oder SaaS-Umfeldern
* Interesse an Themen wie Compliance, Informationssicherheit, Recruiting oder Prozessoptimierung
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung und lösungsorientiertes Denken
* Sicherer Umgang mit gängigen Business-Tools (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, HR-Systeme)
Benefits
* Attraktives Gehalt, gemessen an deiner Qualifikation und Erfahrung
* Flexibles Arbeitsmodell
* Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
* Viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
* Ausgezeichnetes Arbeitsklima
* Regelmäßige Teamevents
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