Aufgaben
1. Du unterstützt das operative Tagesgeschäft durch administrative Tätigkeiten. Du erstellst Präsentationsunterlagen basierend auf stichwortartigen Vorgaben. Du bearbeitest Bestellanforderungen inklusive zugehöriger Rechnungsprüfungen. Du organisierst und verwaltest Büromaterialien. Du baust auf und pflegst ein effektives Ablagesystem.
2. Du koordinierst und bearbeitest Büro- und Sekretariatsaufgaben. Du optimierst den Informationsfluss, koordinierst Termine und ordnest Post und Vorgänge zu. Du nimmst an, leitest weiter und bearbeitest Telefongespräche und E-Mails für Vorgesetzte.
3. Du assistierst direkt deinem Fachbereich und deinem Team. Du bereitest vor und koordinierst interne und externe Besprechungen, Veranstaltungen und Gremien. Du erstellst selbstständig Schreiben, Routinekorrespondenz, Protokolle und Gesprächsnotizen. Du stellst die erforderlichen Unterlagen zusammen und betreust Gäste. Du bereitest Dienstreisen vor und erstellst Reisekostenabrechnungen.
Das bringst du mit
* Eine stellenbezogene Ausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation).
* Bereits Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
* Hervorragende Fähigkeiten in der Briefgestaltung, sprachliche Gewandtheit und Fremdwortverständnis.
* Sehr gute Kenntnisse in den Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
* Sensibilität für Datenschutz und vertrauliche Informationen.
* Offenheit für Veränderungen und die Fähigkeit, sich leicht an neue Situationen anzupassen.
* Vertrauenswürdigkeit und ein sicheres Auftreten.
* Ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit.
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