Ihr persönlicher Wirkungsraum:Rund 150 Kolleg innen im Department für Funktionelle und Evolutionäre Ökologie schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Austausch, hoher Internationalität, exzellenter Forschung und großer Diversität geprägt ist. Als Drittmittelreferent unterstützen Sie ihre Kolleg innen im Department in der administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende und führen alle Aufgaben rund um die Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden) eigenverantwortlich durch. Das machen Sie konkret:Koordination von DrittmittelaktivitätenSelbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIsKontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des BudgetsSammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer nnen im Rahmen von AuditsAbwicklung administrativer Agenden als mit den zuständigen DLEs der UniversitätKommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)Erstellung von Werkverträgen und HonorarnotenUnterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen BelangenAllgemeine Verwaltungstätigkeiten Erstellung von WerkverträgenHilfe bei der Beschaffung von Sachmitteln und RefundierungsanträgenAbwicklung von Dienstreiseanträgen und -rechnungen im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit von MitarbeiterinnenUnterstützung bei der Organisation von Dienstreisen (z.B. Bahn-, Flug-, Hotelbuchungen)Mithilfe bei der Organisation von Gastvorträgen, Kongressen, Tagungen Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in Administration & OrganisationSie haben ein Studium abgeschlossen (mind. BA)Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) mit.Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und Personalmanagementsystem (i3v)Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch (mind. C1)Darüber hinaus wünschenswert ist Erfahrung mit Administration von DrittmittelprojektenIhr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein e Teamplayer in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können teilweise auch remote arbeiten.Sport am Arbeitsplatz: Kostenlose Zumba-Lektionen & andere Benefits.Ein reiches Angebot an Rabatte und Vergünstigungen für Mitarbeiter innen.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,3 (auf Vollzeitbasis; 14x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Studium)Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Christian freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 29.12.2025 Administration & Organisation Jetzt bewerben