Executive Assistant – Assistenz der Geschäftsführung (M/W/X) gesucht
Vollzeit (38.5h), ab sofort, Dienstort 3400 Klosterneuburg an der Stadtgrenze zu Wien.
Du hast einen wirtschaftlichen Background und möchtest die Geschicke eines österreichischen, mittelständischen Unternehmens direkt auf Geschäftsführungsebene mitgestalten? Wie ein guter Steuermann hilfst du dem Kapitän(en) das Schiff auf Kurs zu halten und stehst mit Ihnen auf der Brücke? Dann bist du bei uns richtig.
Job Description
Bei IPAX erwartet dich eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit. Dein Platz ist direkt bei der Geschäftsführung, der du zuarbeitest und mit der du eng zusammenarbeitest. Dein Verantwortungsbereich umfasst die Führung des Firmenkalenders, einschließlich der Mitarbeiter-Schicht- und Urlaubspläne. Du behältst den Überblick über die Liste aller geplanten und laufenden Projekte, holst regelmäßig den aktuellen Projektstatus von den Mitarbeitern ein und versorgst die Geschäftsführung mit Status-Updates. Wer hier nicht liefert, dem musst du auf die Zehen steigen – sogar der Geschäftsführung selbst! Du solltest einen wirtschaftlichen Hintergrund haben und mit der doppelten Buchhaltung (idealerweise mit der Software BMD) vertraut sein. Einerseits unterstützt du die Geschäftsführung bei der Erstellung von Auswertungen und Jahresabschlüssen, andererseits bist du die erste Ansprechperson für die Buchhaltung und übernimmst deren Kontrolle sowie gegebenenfalls Vertretung. Zum Monatswechsel erstellst und prüfst du die Arbeitszeitberichte der Mitarbeiter, bist für die Ausgabe der Essensgutscheine verantwortlich und berichtest Überstunden- und Urlaubsstände an die Geschäftsführung. Vertraulichkeit und Diskretion werden in dieser Position vorausgesetzt. Erfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil, jedoch sind Lernbereitschaft und Ehrgeiz noch wichtiger.
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z.B. BWL, Management, Bürokommunikation)
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, selbstständige Arbeitsweise und Durchsetzungsfähigkeit
* Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Power Point), KI/GPT Modellen
* Von Vorteil: Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
* Erfahrung mit BMD NTCS Buchhaltungssoftware
* Erfahrung in den Bereichen Controlling und/oder Marketing
* Führerschein B
Was wir bieten
* Abwechslungsreiche Aufgaben mit den unterschiedlichsten Herausforderungen des Web- und Server-Hostings. Jeden Tag etwas Neues.
* Ein junges, kleines Team mit flachen Hierarchien und gemeinschaftlichem Umgang miteinander. Spaß an der Arbeit inklusive.
* Ruhiges, grünes Büro am Stadtrand von Wien mit Blick auf die Donau und den Leopoldsberg. Mit Fahrrad, Öffis und Auto (gratis Mitarbeiterparkplatz) gut erreichbar. Inklusive diverser Goodies wie Obst, Kaffee, Tee, Soda, Lounge-Bereich, Pluxee-Essensgutscheine (bis zu 8 € / Tag)
* Faire Bezahlung, deutlich über KV und ausgezeichnete Zuverdienst-Möglichkeiten. Kein All-In – Faire Abrechnung!
* Mit steigender Betriebszugehörigkeit bieten wir unseren Mitarbeitern immer mehr Benefits: z.B.: zusätzliche Urlaubswoche (ab Jahr 4).
* Flexibles Gleitzeitsystem, mit Möglichkeit zu Zeitausgleich.
Gehalt
Für die Stelle ist ein Brutto Jahresgehalt zwischen 51.100€ und 76.500€ vorgesehen
Absolute Berufseinsteiger: 51.100€
Regelstufe (mit entsprechender Berufserfahrung): 61.600€
Erfahrugnsstufe (nach entsprechender Betriebszugehöhrigkeit bei IPAX erzielbar): 76.500€
Aus rechtlichen Gründen müssen die Kollektivvertraglichen Mindestgrundgehälter für diese Stelle angegeben werden diese sind: Einstiegsstufe 3.175,00 €, Regelstufe 3.843,00 €, Erfahrungsstufe 4.350,00 €. Die ungefähr zu erwartenden Gehälter finden sich oben in der Tabelle.
Wichtige Hinweise
Dies ist eine Vollzeit Vor-Ort Stelle ohne Homeoffice. Bewerbungen von Außerhalb von Wien und Wien-Umgebung sind daher nicht zweckmäßig.
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