Mitarbeiter*in Wissenschaftsadministration und Management
20h pro Woche (Aufstockung bis zu 30h möglich)
befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung
Am Institut für Theoretische Physik (ITP) der TU Wien ist eine Stelle als Administrator*in des Spezialforschungsbereichs Qnnect, 20h pro Woche (Aufstockung auf bis zu 30h möglich), befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung, voraussichtlich ab März 2026 zu besetzen. Als Mitglied des Managementteams werden Sie den Koordinator des SFB Prof. Dr. Thomas Pohl unterstützen.
Ihre Aufgaben:
* Aktive Kontaktstelle für SFB Mitglieder and externe Partner*innen, sowie Koordination der internen und externen Kommunikation des SFB.
* Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Events, wie Seminare, internationale Gastvorträge, SFB-Workshops, Sommerschulen, Konferenzen und Öffentlichkeitsarbeit.
* Nachbearbeitung der Events (Reiserechnungen und allgemeine Abrechnungen des gesamten SFB Teams).
* Koordination und Dokumentation von Trainingsprogrammen für junge Wissenschaftler*innen und Austauschaktivitäten zwischen den beteiligten Forschungsgruppen.
* Administration von SFB-Personal am ITP und finanzieller Aspekte des SFB, inkl. Kommunikation mit dem Fördergeber (FWF) und Finanzberichte.
* Mitarbeit an Content Management Aufgaben wie SFB-Newsletter, SFB-Webseite, und Outreach-Materialien.
* Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination wissenschaftlicher Projekte bzw. im Projektmanagement
* Organisation und Planung, Zeitmanagement, Ergebnisorientierung, Projektmanagement, IT-Kompetenz, Analytische Fähigkeiten
* Begeisterungsfähigkeit, Genauigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Lernfähigkeit, Stressresistenz/Resilienz
* Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit/Kooperationsbereitschaft
* SAP Kenntnisse von Vorteil
* Exzellente Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
* Bildungsabschluss: Matura-Niveau
* Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
* Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
* Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
* Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)
Die Entlohnung erfolgt nach dem Mindestentgelt der Gehaltsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer*innen der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Stunden derzeit EUR 1.379,60 brutto/Monat (14x jährlich)
Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet (Überzahlung möglich).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail mit allen relevanten Unterlagen an bewerbung+e136@tuwien.ac.at bis 20.02.2026.
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