Die Privis Facility Service GmbH ist ein führender Dienstleister für ganzheitliche Immobilienbetreuung und Facility Services in Wien. Unser Leistungsspektrum umfasst Hausbetreuung und Gebäudereinigung, Grünflächenpflege, Winterdienst sowie Schädlingsbekämpfung. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für die Position im Sekretariat bzw. in der Assistenz der Geschäftsleitung. Sekretariat I Front Office Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 70% - 100 % Aufgaben * Empfang und erste Ansprechperson für Kund:innen, Lieferant:innen und Partnerfirmen * Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz * Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Fachabteilungen in organisatorischen und administrativen Belangen * Datenanlage, -pflege und -verarbeitung in internen Systemen * Unterstützung bei der Fakturierung und Buchhaltungsvorbereitung * Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsrechten * Terminorganisation, Postein-/ausgang und Ablage * Reklamationsmanagement und Datenbankpflege * Unterstützung bei Personalangelegenheiten und interner Kommunikation Anforderungen * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW, HAS) oder gleichwertige Berufserfahrung * Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich von Vorteil * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) * Organisationstalent, Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise * Kommunikationsfreude, Teamgeist und ein gepflegtes, freundliches Auftreten * Eigenverantwortliches Arbeiten und Diskretion Angebot * Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem familiären Team * Langfristige Anstellung in einem krisensicheren Umfeld * Eigenständige Gestaltungsmöglichkeiten * Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten * Modernes Büro mit guter Verkehrsanbindung * Ein marktkonformes Gehalt Gehalt Das tatsächliche Gehalt liegt bei 2.500 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Überstunden Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten. Über den Job Anstellungsart Vollzeit (Festanstellung) Gehalt 2.500 EUR monatlich Positionsebene Berufserfahrung Arbeitsmodell On-site Dienstort Wien Berufsfelder Assistenz, Verwaltung Offene Stellen 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber privis Facility Service GmbH Mitarbeiter*innenanzahl 11 - 30 Mitarbeiter*innen Standorte Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 40 Stunden Dienstort * Wien Erforderliche Kenntnisse * Büroorganisation * Terminplanung * Korrespondenz * Datenverwaltung * MS Office Benefits * Aus- und Weiterbildung * Gute Anbindung Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf * Motivationsschreiben Ansprechperson Markus Vrana Geschäftsleitung